为什么要把PPT转换成PDF后,再发给用户呢?

很多人,不论是PPT还是Word文档,都要先转换成PDF,再拷贝给别人。这是一种非常推荐的做法。也建议大家尽量这么做,显得专业。

到很多人说发PDF就是为了不让别人修改,我只能说图样图森破。

我曾经就在这上面吃过亏,被坑得特惨!

最操蛋的是,这个人资历老、地位高,大家还都偏向于他,反倒认为是我在耍心计。

虽然PDF可以被修改,但是还是建议大家不要效仿。

但是,换成PDF就不会了,他是只读属性的。不管你怎么去折腾,都不会对其中的内容产生影响,这就避免了误操作带来的损害。

03、PDF的显示效果更统一

第三,PPT文件转换成PDF格式之后,文件的体积会被压缩变小,这样更有利于发送共享。因为无论是通过微信还是邮箱传输,都对附件的大小都有所限制。

解决的方法,建议用图片的方式,再打上保密字样,对方复员有点难度。

但转换成PDF就不一样了。一般来说,PDF是无法修改的,只供阅读,这样就可以避免被人盗版了。

第一,PDF格式的内容不易被编辑修改,并且可以加上水印,防止被快速拷贝剽窃。一篇漂亮精彩的PPT报告,凝聚了作者专业的水准和辛勤付出,有的甚至涉及一些保密内容。比如有些医学报告PPT当中可能会涉及到一些患者的隐私在PPT当中,我们可能只是加了遮盖。但PPT是可以编辑的,把这些遮盖去掉后,就能够看到一些私密信息。转成PDF格式之后,由于不可进行编辑,所以泄露隐私的风险较小。

第一,在日常工作中,合同、技术要求、商务要求等一个条例的偏差关系到业务的达成,真金白银的损失,责任问题的问责,小则被处罚或失去工作,大则有牢狱之灾,所以发送相关敏感材料时尽量转化为PDF格式发送,以免被人为修改。即便一些是演讲资料,也要小心别有用心的人为破坏。

“任我行观点”:绝大部分演讲者都善于用PPT展示,好的PPT会让整个演讲增色不少。

演讲者将PPT转换成PDF,一方面是出于保护自己辛苦劳动和独有知识的考虑,另一方面是为了方便他人查看。

不管演讲者出于哪方面考虑,我觉得大家都应该尊重演讲者,并尊重他所做出的决定。

诸如视频失效、图片变形等问题,烦不胜举,但这些问题更多是和个人的使用习惯有直接关系。

PPT就像是程序的源代码,或者Photoshop的PSD源文件,是可以任意编辑的。那么发布成PDF后就不一样,虽然也可以编辑,但是难度变大。而且有的东西时不可逆的。类似于通过exe也能看到程序核心逻辑,那叫反编译,难度较大。PPT作者有时肯定不希望自己的作品被别人轻易利用。

另外还有一点,PPT容易不小心被修改,注意是“不小心”,比如一不小心敲了个字母,又一不小心在是否保存时点了“是”。意思是说容易失去完整性。最终你分不清到底是自己不小心改的还是原本就如此(于是你只好让对方再传一份)。这也就是为什么人们喜欢看打印后的纸质的东西,因为原汁原味不会被篡改,除非你再一不小心撕掉了一部分。最典型的,涉及法律的合同往往都是要打印的。这就是上面说的,每个人看到的都是正确的、一致的,也不容易修改(包括刻意篡改和不小心修改)。再强调一下,PDF就类似于打印,打印成电子格式。

谁知道,当天下午,这货就在会议上展示了一款大同小异的PPT,除了一些小细节略用改动之外,其它都跟我的PPT一样。而他还厚颜无耻地说是他自己做的方案,任我怎么据理力争都没用。

于是,从那以后,为了保护自己的PPT版权,我都是转化成PDF格式发送,即便是盗版我的思路,也不会原版。因为转化成PDF格式以后,就会是一种图片形式的内容,不能修改,只能复制。即便复制了,PPT里的图片压缩成PDF之后,清晰度会下降。不过,有一些收费软件可以做到把PDF格式转化成PPT格式,所以很多时候也不可避免被人家盗版。

就像我的经历那样,如果你将PPT或者Word文档原件发给别人,别人是可以随便修改的,而且还不费吹灰之力,几分钟就能改出一版全新的东西来。这样一来,你辛辛苦苦的劳动成果就被人摘到手里了。

第四,PPT存储空间大,PDF小,许多公司单封邮件有上限,必然我们公司不超过10M,否则发不出去或接收不了,用PDF压缩后发送是唯一选择。

原因还是那些原因,PDF属于发布。发布就会去掉原始的一些信息,只保留浏览功能。就我自己来说,我也希望别人发我东西时尽量发PDF的,因为快啊。除非需要让我修改内容或复制内容。这个快,既包括网络传输或U盘复制快,也包括打开快。

第四、PDF能更好地保护原始内容

在职场中混得久点的人,都懂得这样一个潜规则。将PPT或者其它文档转换成PDF再发送出去,至少有以下3个好处:

01、避免被剽窃

4,对于专业人员,pdf能被逆向转化成office支持的办公软件。这有点可怕。也就是说,你写的ppt,他们很容易给你无损复原了。

希望我的答案对题主有帮助。

2,pdf阅读器更多。除了adobe reader之外,wps,Foxit Reader等app也可打开pdf。这使得一般人很容易看见。

5,我之前一般国家及科委项目,人家有明确要求,所以,必须提供文本。一般对客户,拍个照片就行了。知识产权保护非常重要,毕竟是劳动所得。

我是哑巴吃黄连,有苦难言啊。

那还是2015年作电商运营的时候,我作了一套运营方案PPT,运营主管非要过目一遍,我不疑有它,就把PPT发送过去给他了。

从此以后,不管去哪个公司,我在发送别人文件前都会转换成PDF,就是为了避免被人抢夺劳动果实。

在软件的世界里,从来都是有矛就有盾的。由于大多数人并非从事软件开发工作,日常工作中更不可能接触到这方面。所以以为PDF是不能修改的,也很正常。

讲解的时候是PPT,发给客户是PDF格式,这是目前流行的做法,我们做各种网络方案给客户,也一直都是这么办的,原因无非以下几点:

第二,防范被占为己有,这类演讲资料上会有Log(某公司或机构及人员的标识、水印这些),PPT上这些容易被去除,用PDF格式还是无法复制那种,对方想用只能照着重新敲字一遍,这样可以减少对方照搬的可能。比如跳槽,我想用上个公司的一些培训资料,如果是PPT只需改改log,如果是PDF,我极大可能只会摘取一部分,因为全面转换太费时费力。

当然,除了这2点,还有很多其它优点,比如一个30M的PPT,转换成PDF,体积就只有2M多,但是清晰度却一点没有改变。

懂行的人发PDF是为了内容保真。

能够登台演讲的嘉宾,一般都是行业专家和业内大咖。他们大多形成了自己的知识体系及专业理解,而PPT恰恰是他们智慧的结晶,PPT里面的一些专利都是他们呕心沥血做出来的,PPT里面的一些照片和数据是他们费心费力得到的第一手资料,不愿意给别人或者不愿意轻易让别人直接获得里面的图片和文字资料。

华为孟晚舟被加拿大扣留证据就是孟晚舟邮件发给汇丰的PPT,里面包括华为的经营信息、客户资料、市场规划等,其中几页被FBI断章取义,摘要出来作为华为与伊朗交易的凭证。最新消息是如果前后贯通看,这个证据是有问题的,这也是美国要求引渡孟晚舟,加拿大法官否决 其实说白了,美国是欲加之罪何患无辞,但孟晚舟的PPT确实给了对方可乘之机,如果转化成PDF,那就没那么好修改了和断章取义了,技术能够识别PDF的PS修改等,而不好识别PPT的修改,因为PPT本身就是可编辑模式。

这样做的目的主要考虑到以下几个方面。

PDF可以看作是电子版的打印纸。为什么很多正规文件最终都要打印呢!想想这个问题就明白了。

第一、PDF具有高保真

PDF就像一个容器,他把PPT里的内容,原汁原味的保留的起来,它不会因为换一个电脑,没有某个字体而导致PPT失去了局部的魅力,它也不会因为路径的问题,导致视频和图片失效。

我觉得以下几点,或许对你有帮助。

张吉磊:自媒体【盛京任我行】创始人,分享职场经验和成长故事。

这个在国内可能好一点。老外严重一些。office是收费的,不是所有办公人员都必须安装。你不能强迫别人必须安装收费的不是标准的office。但是PDF属于事实的行业标准,PDF浏览器也是免费的。

第三、PDF打开快、体积小、占用内存低

我用亲身经历来告诉你,为何要把PPT转换成PDF。

不管是PPT还是Word,只要你发给别人,无论对方是谁,都要先转换成PDF。切记!切记!

PPT等文档形式,在你的电脑上可能显示完美,但到了别人的电脑上(关键设置不同时)就可能出现不一样的显示,比如说不对齐等。更别说现在很多人看文件都是用手机,显示的效果就更不同了。

你好,我是职场垃圾收割机——笔尖上的小吏。

我当时惊呆了,这不是我做的方案稍微改动后的PPT吗?

二、PDF格式更保真。什么意思呢?就是说PDF文件不会受不同的软件、或者相同软件不同版本的影响,也不会受到字体的影响。而PPT文件有时候会因为客户电脑中的软件不同,格式被破坏,或者字体缺失,导致缺字或者不美观。

当对方收到文件时,如果是PPT和Word文档,但凡一个不小心的操作,哪怕只是敲了一下键盘,就可能影响到整个PPT的内容完整性和正确性。

往往演讲者的PPT都会放在随身携带的U盘里,而不会储存在演讲台上的电脑内。

另外,演讲者们的PPT也不会随便给别人,即使有人向他们要来学习,他们往往礼貌回绝或者将PPT转换为PDF。其实这是出于两个方面的考虑。第一,演讲者出于保护自己的独有的专业知识的角度。

作为一名医务工作者,经常会通过PPT行汇报交流。有时会议主办方或者同行认为报告内容比较好,要求拷贝PPT进行分享。如果讲者同意共享报告内容的话,一般会将PPT转化成PDF格式进行分享。

第三,PPT无法加盖有效印章,合同或签约类文件传输时,需要有效的公司印章,这个时候唯有PDF有效,如果演讲资料是讲课合约的一部分,那也要盖切缝章;

谁都不希望有人直接拿着自己辛辛苦苦做的PPT作品,然后改个名字就可以出去以作者自居了,演讲者也不例外,而且经常会有这种情况出现。于是采取了各种办法、措施保护自己。我认为演讲者这样保护自己的作品是非常正确的。

第三,演讲者为了大家查看方便。

而且PDF它可以在windows和iOS之间通用。比起word或者wps都要好很多。

那么为什么大家还愿意将其他的格式转成PDF呢?因为PDF他的保真性非常好。随意的在软件中放大缩小。保证字体和格式没有任何变化。

第二,PDF格式文件较PPT输出稳定。因为PPT有不同版本,有时不能很好的相互兼容,如果我们用高版本的办公软件制作的课件,在使用低版本的办公软件播放时,格式会发生变化,甚至出现排版混乱。而使用PDF格式的文件,则没有这些问题。

除了上述两种情况外,还有一种情况也很普遍。本身PPT里的技术和专业含量不太高,可作为作为科普和授课性质的,演讲者也非常愿意把PPT里的内容分享给大家。但是由于每台电脑里的PPT版本不同,在演讲者电脑里排版正常的文件,可能到别人的电脑里排版就乱套了。所以,将PPT转换成PDF也是为了大家查看方便。

总结:PPT转换成PDF后,可利用价值减小,能有效保护PPT作者的各方面权益。

综上所述,这就是为什么经常把PPT文件转化成PDF格式后再进行分享的原因。

套用IT一些行业的术语,转换成PDF,相当于是一个“发布”过程。在Windows上写代码编程,最终要发布成exe,甚至是专业安装包。做美工设计的,要将Photoshop做的一堆东西最终发布成JPG等格式。

曾经,我辛辛苦苦做了一套企划方案PPT,发给了我的同事,也算是部门之间的竞争对手。没想到,她稍微改动之后发给了代理商,然后跟代理商说这套方案是他做的。后来代理商采用了她的方案后,营销活动非常成功,大卖。代理商表扬电话打到老板那里,老板表扬了她,还把她的方案放在员工大会上展示。

很多人认为PDF不能修改,错,利用Adobe Acrobat DC软件,就可以将PDF内的任意一个文字、图片、颜色,进行彻底的修改,就好像在word里修改文字一样简单。

将PPT转换成PDT再发给用户,主要有两个原因:

  1. 内容几乎原版保真,不会因为其它电脑没有某个字体导致内容变形;
  2. 没有office的电脑也可以顺利打开PDF(一般浏览器都支持打开PDF)。

一、误区

这种情况我经常碰到,演讲者的PPT放在随身带的U盘里,演讲后,直接带走。我的应对方法是用手机直接拍下来或者录下来。

第二,演讲者出于减少麻烦的考虑。

先说答案吧。

但PPT就不同了,你必须先在电脑上面安装一个office办公软件或者WPS,如果没有这种软件,抱歉打不开的。

不论在电脑还是平板,还是手机,看到的PDF都是一样的。不会出现排版错误、乱码、字体不兼容等各种问题。因为PDF属于发布,也类似于打印。就好比你把word打印成A4纸,然后分发给别人。你看到的纸上内容和他看到的是完全一样的(如果中途被雨淋湿了除外)。如果是PPT,那就难说了。所以我们出去汇报时,都要提前用对方会议室的电脑测试能不能打开和正常显示。这就说明,你在你电脑上看到的,和别人在他电脑上看到的PPT显示效果有可能不一样。

第二、很多人没有安装office等可以打开PPT的软件

一般人都以为发PDF是为了防止修改。

说一个经常遇到的案例,小迷虫所在的学校,经常会有各种会议,而我们的音乐厅提供了一个台式电脑和一台笔记本,这个时候问题来了,如果来学校演讲的人,他的PPT里的某些特殊字体,换到音乐厅的电脑,就只能显示成正常的字体了。因为这台电脑系统里没有那种特殊字体。

特意列出来再说一次,用户拿到PDF,他可以在任意电脑打开,因为PDF如果只是阅读的话,对软件的依赖性就非常小,你可以用浏览器就打开它,甚至可以用看图软件打开它。

但PDF就不一样了,该是什么样就是什么样,不管是在哪台电脑或手机上都是同样的效果显示。

04、PDF更小,更利于传输

总之,PDF会将所有内容,比如高清图片、偏僻字体等全部封装在一起,在任意电脑不会遭遇意外,而呈现以原始状态。

三、顺利打开PDF

当然,和上面说的一样,即使你安装了,对于设计的极为精美的PPT来说,里面的特殊字体也未必能够显示。

当然,网上是有一些可以将PDF转换成Word的软件存在的。不过,当用这些软件进行转码时,得到的结果并不会非常完美,总会有些瑕疵甚至会出现乱码。若是真有人坏到这种地步,他们在转码时也会很费劲,而且还需要重新排版修改之类的,工作量并不小,至少不会那么容易地剽窃成果。

02、PDF可以避免误操作

三、PDF文件更小,易于邮件或者网络传输,打开速度更快,而且也可以在全屏状态下,逐一翻页,效果可能比PPT差点,但是不影响观看和阅读。

1,pdf文件要小一点,有利于邮件发送。

如果愿意的话,可以看看adobe是怎样定义这款软件的。

一、不给客户修改和挪用的机会,有些方案,没有机会给客户当面讲,或者说,有权拍板的人,并没有到场听我们讲方案,接待我们的人,也许会有关系更好的供应商,给他一个PPT格式,恐怕不能很好地保护我们自己,所以PDF格式比较好。

3,对于一些非专业人士,有一定的保密性。因为一般人不容易修改其内容。

了解了这些,下面来说说为什么一定要把PPT转成PDF给别人呢。

二、内容保真

较之PPT等文档形式,PDF更小,更利于传输,发送得更快。特别是当某些时候网络特别卡,传个PPT真的很愁人,半天都读不完条。但换成PDF就快得多,而且打开时也快得多,更省心。

更惊喜的是,无论你在什么地方的什么电脑打开PDF,也无论你用什么方法打开PDF,它的内容都和原始的PPT内容,一模一样,毫无变化。

总之,害人之心不可有,防人之心不可无。

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